งานสร้างเกียรติบัตรเป็นงานประจำที่ผมได้รับคำสั่งในการจัดทำ บางงานอาจจะเริ่มตั้งแต่ให้ออกแบบเกียรติบัตร หลายคนก็อาจจะใช้ canva หรือ powerpoint ช่วยในการออกแบบ แต่สำหรับผม จะใช้ Photoshop ในการออกแบบเกียรติบัตรเนื่องจากถนัดกว่าโปรแกรมอื่นๆ ที่กล่าวมา

นอกจากจะออกแบบเกียรติบัตรให้สวยงามแล้ว สิ่งสำคัญอีกอย่างคือการจัดการฐานข้อมูลเกียรติบัตร ล่าสุดผมได้วิธีการทำที่เร็วมากแทบจะไม่ต้องรออะไรเลย เวลามีกิจกรรมหรืองานอบรมอะไรก็แล้วแต่ที่มีเกียรติบัตร ถ้าฐานข้อมูลเสร็จเมื่อไหร่หมายถึงเกียรติบัตรเสร็จเมื่อนั้น เพราะไม่ต้องมานั่งรันเลข รันเกียรติบัตรจากจดหมายเวียนทีละใบๆ แบบนี้อาจจะช้าเกินไป

ฐานข้อมูลส่วนใหญ่ก็มาในรูปแบบ Excel หรือ Google Sheet อย่างไรก็แล้วแต่ ผมมักจะใช้ Excel ในการจัดการข้อมูลเป็นประจำ เวลาเอาข้อมูลออกมาจาก Google Sheet ก็นำมาวางใน Excel เพื่อจัดการข้อมูลอยู่ดีครับ 😉

บทความนี้ ผมจะอธิบายวิธีการทำเกียรติบัตร Export มาเป็นไฟล์ PDF แยกเป็นไฟล์ๆ เช่น ไฟล์ 1 ไฟล์แทนเกียรติบัตรของคน 1 คน หรือ เป็นทีมก็แล้วแต่ ผมพยายามค้นหาเว็บไซต์ต่างประเทศด้วย keyword คำว่า mail merge export pdf และพยายามทำตามโดยใช้คำสั่ง Macro แต่ไปไม่รอด สุดท้ายมาเจอทางออกเอาง่ายๆ ไม่ได้ใช้คำสั่ง Macro ใดๆ

การทำไฟล์ PDF แบบแยกออกมาทีละไฟล์ไม่ได้ต่อเนื่องกันแบบยาวพรืดในไฟล์เดียว เพราะเวลาค้นหามันยากต้องเลื่อน Scroll bar หรือ ค้นหาด้วยชื่อแบบนี้ผมคิดว่าไม่ค่อยเหมาะ อีกอย่างคือผมต้องการนำไฟล์ PDF ดังกล่าวไปขึ้นเว็บไซต์ ทำเป็น DATATABLE เพื่อค้นหา และดาวน์โหลดกันต่อไปนั่นเองครับ แต่ไม่ใช่วัตถุประสงค์ของบทความนี้นะครับ บทความนี้จะทำแค่การ Export ออกมาเท่านั้น

โปรแกรมที่จำเป็นต้องใช้ มีหลายโปรแกรมเลย (ไม่รวม Photoshop ออกแบบเกียรติบัตรนะครับ)

  1. Excel ใช้สำหรับเก็บฐานข้อมูล เช่น ชื่อ เลขที่เกียรติบัตร และรายละเอียดอื่นๆในเกียรติบัตร
  2. Word ใช้สำหรับทำจดหมายเวียน (Mail Merge)
  3. Foxit Phantom PDF ปกติผมจะแนบไฟล์นี้ให้ดาวน์โหลด แต่เนื่องจาก เคยแนบในไดร์ฟแล้วมันแชร์ไม่ได้ครับ มันมองเป็นไวรัส เพราะฉะนั้น ถ้าจะทำคงต้องใช้ความสามารถหาโปรแกรมนี้มาเองนะครับ อิอิ หรืออาจจะลองติดตั้งจากลิงค์ที่ให้ครับ 😝

อันดับแรก ทำฐานข้อมูลให้เรียบร้อย มีหัวตารางให้ครบสมบูรณ์พร้อมจะทำจดหมายเวียน จากนั้นตั้งชื่อไฟล์เป็นภาษาอังกฤษครับ (แนะนำ: เพราะบางครั้งผมเจอปัญหาตั้งเป็นภาษาไทยแล้วมันไม่ได้) 😁

ต่อไปนี้จะเป็นขั้นตอนการทำนะครับ

  1. เตรียมฐานข้อมูลเรียบร้อย รันเลขเกียรติบัตร และรายละเอียดอื่นๆ ที่เกียรติบัตรแต่ละใบจะแตกต่างกันไป เช่น ตัวอย่างของผม
    จะเห็นว่าหัวตาราง ตรง File Name เป็นแค่เลขรันไปเรื่อยๆ เพราะต้องการต้องให้โปรแกรม Foxit เลขนี้ไปตั้งชื่อไฟล์ PDF เช่น เกียรติบัตรคนแรก จะเป็นไฟล์ชื่อ 1.pdf เป็นต้น แต่ถ้าใครอยากให้เป็นชื่ออื่นๆ ก็แก้ไขเองครับ
    และสังเกตเลขเกียรติบัตรของผมเป็น 3 หลักที่รันต่อกันไปเรื่อยๆ เลยครับ แต่บนไฟล์เกียรติบัตร จะมี /๖๔ ต่อท้ายเลขเกียรติบัตรครับ และที่สำคัญคือ ตอนในฐานข้อมูล เลขเป็นอารบิก แต่พอรันแล้วเลขจะกลายเป็นเลขไทย โดยผมต้องไปแก้ไขโค้ดนิดหน่อยครับ ค่อยจะบอกในลำดับต่อไป ตามมาๆ

2. เมื่อมีฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ต่อไปก็เปิด Word ขึ้นมาครับ ทั้งนี้จะต้องติดตั้งโปรแกรม Foxit phantom PDF ไว้ก่อนแล้วนะครับบนเครื่อง โปรแกรมนี้ไม่ใช่ฟรีแวร์ จำเป็นต้องทำการ crack เอานะครับ อาจจะต้องใช้ความสามารถพิเศษหน่อย ถ้าไม่ได้จริงๆค่อยติดต่อผมมาครับ ยินดีให้บริการ อิอิ 😝 (มีค่ากาแฟ นิดหน่อย) มาดูที่ Word ของผม หลังจากที่เปิดหน้าเปล่าๆ มาแล้ว เลือกไปที่ Orientation > Landscape (เกียรติบัตรผมแนวนอน A4)

ไซต์ของกระดาษเป็น A4 นะครับ

3. ทำการดึงที่กั้นขอบกระดาษออกมาจุดสุดให้ครบทุกทิศทาง เพื่อจะให้พื้นหลังเต็มหน้าจอ A4

4. ตอนนี้ผมจะเอาภาพไฟล์เกียรติบัตรที่สร้างจาก Photoshop ไว้เรียบร้อยแล้วมาเป็นพื้นหลัง (Background) ของเกียรติบัตรนะครับ ไปที่ Design > Watermark > custom watermark

5. คลิกเลือก Picture watermark > คลิก Select Picture แล้วเลือกไฟล์ภาพเกียรติบัตรที่เตรียมไว้ในเครื่องเข้ามาครับ > กด Washout ออก > Apply > OK จะมองเห็นภาพเกียรติบัตรเป็นพื้นหลัง

6. ตอนนี้จะได้ดังภาพ ที่มองเห็นเป็นลางๆ ไม่ใช่มันสีจืดนะครับ เพราะเป็นพื้นหลังแต่เวลา Export เป็น PDF สีจะเข้มเองครับ

10. ทำการเพิ่มกล่องข้อความเข้าไป Insert > Text Box

11.ลากกล่องข้อความ ผมลากให้จุดจากขอบกระดาษไปเลยนะครับ เผื่อไว้ว่า ชื่อบางคนอาจจะยาว สั้น แต่เราจะปรับให้ข้อความอยู่ตรงกลาง เลือกฟอนต์และขนาดให้เรียบร้อยไว้เลยครับ

12. ปรับกล่องข้อความโดยดับเบิลคลิกที่ขอบกล่องข้อความ จากนั้นเลือก Shape Outline > เลือก No Outline จะสังเกตว่าขอบกล่องข้อความหายไปแล้วครับ และช่อง Shape Fill ก็เลือก No Fill

13. ทำลักษณะเดิม กับข้อความอื่นๆ แต่ผมจะใช้วิธีก็อปปี้กล่องที่สร้างแล้ว แล้วปรับขนาดอักษรเอาครับ ตอนนี้ผมทำทุกกล่องครบแล้ว

14. กล่องข้อความที่มีตัวเลขที่ไม่เปลี่ยนแปลง เช่น /๖๔ ผมจะสร้างกล่องแยกไว้ต่างหาก เป็นกล่องข้อความธรรมดา อยู่ติดกับกล่องที่จะเป็นเลขรันไปเรื่อยๆ

15. เมื่อสร้างกล่องข้อความครบแล้ว จะทำการเชื่อมจดหมายเวียน กับฐานข้อมูลที่สร้างไว้แล้วเป็นไฟล์ excel ครับ เริ่มจากคลิกไปที่ Mailings > Start Mail Merge > Step by step mail merge wizard…

16. จะแสดงหน้าต่าง wizard ขึ้นมาด้านข้างทางขวา กดที่ Next start document > Next select recipients

17. เมื่อถึง Step 3 ให้คลิกที่ Browse… เพื่อไปเลือกฐานข้อมูลไฟล์ Excel ที่เตรียมไว้ตั้งแต่แรก

18. เลือกไฟล์เสร็จแล้วกด open

19. เลือก Sheet แล้วกด Ok (กรณีไฟล์ท่านมีหลาย Sheet ก็ให้เลือก Sheet ที่มีฐานข้อมูลอยู่)

20. ท่านจะเห็นข้อมูลใน Sheet ที่เป็นฐานข้อมูล จากนั้นกด OK

21. กดที่ Next Write your letter

22. เอาเคอร์เซอร์ไปวางในช่องกล่องข้อความที่จะใส่ชื่อ จากนั้นก็กดที่ More items… > เลือก Field ที่เป็น ชื่อ > กด Insert

23. จะสังเกตเห็น <<ชื่อ>> ปรากฏเป็นโค้ดที่แสดงว่า ชื่อจะมาปรากฏตรงนี้ ตอนนี้สามารถปรับขนาดตัวอักษร หรือ ฟอนต์ให้เหมาะสมได้ เช่น ขนาดเล็กเกินไปก็ปรับให้ใหญ่ขึ้นเป็นต้น ปรับตำแหน่งให้ตรงกลาง

24. ข้อความที่อื่นๆ ก็ทำทำนองเดียวกัน และอาจจะใส่ข้อความเข้าไปก่อน แล้วค่อยใส่โค้ดก็ได้ เช่น ด้านล่างนี้ ข้อความ คำว่า ตำแหน่ง อันแรกเป็นข้อความธรรมดา ส่วนอีกอัน เป็นการนำเข้าโค้ดมาจากปุ่ม More items…

25. อันสุดท้าย เป็นข้อความธรรมดาไม่ได้ใส่โค้ดอะไร ส่วนตัวเลขก็เพิ่มเข้าไป

26. เมื่อเพิ่มโค้ดของตัวเลขแล้ว เราจะมาจัดการให้เป็นเลขไทย โดยการปรับโค้ดอีกนิดหน่อย คลิกขวาที่โค้ดแล้วเลือก Toggle Field Codes

27. ให้ลากกล่องข้อความลงมาก่อน เพื่อดูว่าภายในมีอะไรบ้าง แล้วเติมโค้ด \# “t0” ไว้ก่อนเครื่องหมาย } จากนั้นก็ทำการลากกล่องข้อความขึ้นไปที่เดิม

28. กดที่ Next your preview letters

29. ตัวหนังสือโอเค แต่ตรงตัวเลข อาจจะต้องปรับฟอนต์ และขนาดตัวอักษรอีกนิดหน่อย ตรวจสอบแล้วว่าเป็น จดหมายเวียนฉบับแรกนั้นเอง ทำการปรับฟอนต์ให้เรียบร้อยก่อนนะ

30. เมื่อปรับขนาดฟอนต์เรียบร้อย เช็คความถูกต้อง ไปที่ Mailing จะเห็นว่าเป็นจดหมายฉบับแรกนั้นเอง จากนั้นกดที่ Complete the merge ด้านล่างขวาได้เลยครับ

31. มาถึงขั้นตอนสำคัญ คือการ Export ออกเป็น PDF รวดเดียวเลย เมื่อติดตั้ง Foxit Phantom PDF แล้วท่านจะเจอเมนูนี้ในหน้า Mailings > Merge to Foxit PDF

32. เลือกว่าจะ Export ทั้งหมด หรือเลือกเฉพาะจากหน้าไหนถึงหน้าไหนก็ได้ แล้ว เลือกว่าจะเอา Field ไหนเป็นชื่อไฟล์ PDF จากนั้นกด OK

33. มันจะรันเลขสักแปปหนึ่ง จากนั้นจะขึ้นหน้าต่างเพื่อให้เรา Save ไฟล์ PDF เราก็เลือกโฟลเดอร์ที่เตรียมเอาไว้ แล้วกด OK

34. รอให้มันรันไฟล์ PDF ทั้งหมด สักครู่ตามแต่ว่าเราทำจำนวนไว้มากน้อยแค่ไหน ถ้าเยอะมากๆ ก็อาจจะรอนานนิดหนึ่ง แต่มันจะรันไปเรื่อยๆ สุดท้ายเราก็ไปเปิดโฟลเดอร์ดูว่าข้อมูลครบ ถูกต้องหรือไม่


ผมมีบริการจัดทำเกียรติบัตรเป็นไฟล์ PDF โดยลูกค้าต้องส่งข้อมูลเป็นไฟล์ฐานข้อมูล excel รายชื่อ ไฟล์เกียรติบัตร (หรือจะให้ออกแบบให้ก็ได้) และเลขเกียรติบัตร (ถ้ามี) และรายละเอียดอื่นๆ ที่ต้องการ สำหรับราคาเริ่มต้นที่ 500 บาท ถ้ามีความยุ่งยาก ซับซ้อนมากยิ่งขึ้นก็จะประเมินราคาเป็นกรณีๆ ไปครับ ถ้าสนใจก็ทักไลน์มาสอบถามก่อนได้ครับ ยินดีให้บริการ ระยะเวลาถ้าผมว่างก็ใช้เวลาประมาณ 1 วันครับ ☺

Share

Leave a Reply