Written by วันนี้จะพามาแจ้งซ่อมออนไลน์ จาก google app script ครับ แต่ต้องบอกก่อนว่า ระบบนี้ผมไม่ได้เขียนและคิดขึ้นเอง แต่เป็นการนำของคนอื่นท่านอาจารย์ทั้งหมดมาปรับประยุกต์ใช้ซึ่งผมจะแนะนำไปเป็นลำดับนะครับว่ามีการประยุกต์ของใครบ้าง แจ้งซ่อมออนไลน์นี้จัดทำเพื่อใช้งานจริงบนโรงเรียนของผมเองคือ โรงเรียนแก่นนครวิทยาลัยครับ โดยฝ่ายบริหารทั่วไปต้องการระบบแจ้งซ่อมที่มีประสิทธิภาพ ลดการใช้กระดาษ จึงมองหาวิธีการนี้ ผมใช้เวลาปรับประยุกต์ใช้จากโค้ดท่านอาจารย์หลายท่าน เป็นเวลาประมาณ 2 สัปดาห์ โดยตัวเองพอมีพื้นฐานอยู่บ้างก็เลยนั่งแก้นั่งปรับให้เหมาะกับบริบทของโรงเรียน โดยไปนั่งบรีฟงานและสิ่งที่ต้องการกับท่านรองกลุ่มบริหารทั่วไปก่อนแล้วครับ
สร้างแอปแจ้งซ่อมอุปกรณ์โรงเรียนด้วย Google Apps Script: ประหยัด ง่าย และมีประสิทธิภาพ
การบริหารจัดการงานซ่อมบำรุงอุปกรณ์ในโรงเรียนอาจเป็นเรื่องยุ่งยากหากไม่มีระบบที่ดี Google Apps Script สามารถช่วยสร้างแอปพลิเคชันแจ้งซ่อมที่มีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องลงทุน บทความนี้จะแนะนำวิธีการสร้างและใช้งานแอปแจ้งซ่อมอุปกรณ์โรงเรียนด้วย Google Apps Script นะครับ
ทำไมต้องใช้ Google Apps Script สำหรับระบบแจ้งซ่อม?
– ประหยัดค่าใช้จ่ายได้มาก ไม่ต้องซื้อซอฟต์แวร์เพิ่มเติม
– ใช้งานง่าย เชื่อมต่อกับ Google Workspace ที่หลายโรงเรียนใช้อยู่แล้วและที่สำคัญคือโรงเรียนใช้งานได้ฟรีๆ หากเป็นองค์กรหรือหน่วยงานจะมีอีเมลของ google workspace ฟรีทุกคนซึ่งดีมากๆ
– ปรับแต่งได้ตามความต้องการเฉพาะของแต่ละโรงเรียน
องค์ประกอบของแอปแจ้งซ่อมอุปกรณ์โรงเรียน
– แบบฟอร์มแจ้งซ่อม (ไม่ได้ใช้ google form นะครับ) ผมทำฟอร์มจาก google app script โดยสามารถแนบภาพอุปกรณ์ที่ชำรุดเข้าไปได้ จากนั้นก็ส่งฟอร์มเข้าไป ก็จะได้ PDF ที่มีภาพประกอบและข้อความเป็นบันทึกข้อความขอแจ้งซ่อมนั่นเองครับ
– ฐานข้อมูลรายการแจ้งซ่อม (Google Sheets)
– ระบบแจ้งเตือนไลน์ลงไปในกลุ่มที่เป็นกลุ่มอาคารสถานที่เพื่อแจ้งว่ามีคนแจ้งซ่อมแล้ว และถ้ากดอนุมัติก็จะเป็นสถานะว่าซ่อมเสร็จแล้ว
ขั้นตอนการสร้างแอปแจ้งซ่อมออนไลน์ ด้วย Google Apps Script
การสร้างแบบฟอร์มแจ้งซ่อม โดยส่วนประกอบหลักๆ จะมีไฟล์ google sheet ไฟล์เป็นฐานข้อมูลและฝัง app script เพื่อทำเป็นเว็บแอปไปในตัว และอีกส่วนคือ Google Slide เพื่อทำฟอร์มออกมาเป็น PDF ทั้งสองอันนี้จะทำงานร่วมกันภายในสคริปนะครับ
และยังมีโฟลเดอร์ไว้เก็บภาพแจ้งซ่อม และโฟลเดอร์เก็บ PDF ด้วยดังภาพ ให้ทำการสร้างโฟลเดอร์เปล่าๆ ทั้งสองและแชร์ไว้ได้เลยครับ
จากนั้นให้ทำสำเนาชีตของ google sheet สำเนาของ แจ้งซ่อมออนไลน์ 2024 ได้จากที่นี่ และ google slide template จากที่นี่ครับ
หลังจากที่ทำสำเนาเสร็จแล้ว จะมาปรับแต่งค่าต่างๆ จาก google app script และดีพลอยออกใช้งานเป็นเว็บแอปนะครับ โดยเปิด google sheet ขึ้นมาก่อน > ส่วนขยาย > Apps Script
ขออนุญาตแจ้งอีกทีว่า สคริปทั้งหมดที่ผมแชร์นี้ ได้จากมาจาก ผู้พัฒนา: https://examblog64.krooluang.com/ ซึ่งจำเป็นต้องสมัครสมาชิกเป็น VIP ในราคาไม่แพงนะครับ เพื่อจะได้ source code ดังกล่าวมา หากใครต้องการโค้ดต้นฉบับ และยังมีระบบแจ้งซ่อมสำเร็จรูปให้ติดไปและสมัครในเว็บ https://examblog64.krooluang.com/ ได้เลยนะครับ แต่โค้ดในบล็อกของผมนี้มันถูกดัดแปลงเพื่อใช้กับบริบทของโรงเรียนผมครับ
สิ่งที่ต้องแก้ไขหลักๆ ในโค้ดนั้นคือ ให้เป็น id ของโฟลเดอร์รูปภาพ ครับ ซึ่งไอดีของโฟลเดอร์จะเป็นลิงค์ยาวๆหลังจากที่เราคลิกเข้าไปในโฟลเดอร์แล้ว copy เอามาจากช่อง url เฉพาะส่วนที่เป็นไอดีครับ
ของผมเมื่อคลิกเข้าไปใน imgs แล้วจะเห็นลิงค์ด้านบน ทำการ copy มาเฉพาะที่แถบทำไฮไลท์ครับ แล้วไปวางแทน xxxxxx
ทำทำนองเช่นกันในบรรทักที่ 142 และ 143 ครับ แต่จะเป็นไอดีของโฟลเดอร์ที่เก็บ PDF และไอดีของ slide (ต้องเป็นสไลด์ก่อน)
ข้อสังเกตของสไลด์ไอดีนะครับ หลังจากที่เราเปิดสไลด์ขึ้นมาแล้วให้ copy เฉพาะส่วนทีไฮไลท์เอาไว้ครับ
กด save แล้วเตรียมตัวทำการ deploy เว็บแอปออกเพื่อใช้งานได้เลยครับ ให้ไปที่ปุ่มสีน้ำเงินด้านบนขวามือที่เขียนว่า การทำให้ใช้งานได้ > การทำให้ใช้งานได้รายการใหม่
เลือกผู้สิทธิ์เข้าถึงเป็น ทุกคน จากนั้นก็คลิก การทำให้ใช้งานได้
จะมีหน้าต่างขึ้นมาเพื่อขอสิทธิ์เข้าถึง ถ้าเป็นอีเมลองค์กรหรือโรงเรียนเหมือนของผมก็จะง่ายไม่ต้องกดเยอะ แต่ถ้าเป็นอีเมล gmail ส่วนตัว อาจจะต้องกดยอมรับเยอะหน่อยนะครับ ก็ให้ยอมรับได้เลย และกด Allow ไปจนกระทั่งได้หน้าต่างเสร็จสิ้นครับ
เมื่อกดเสร็จสิ้นแล้ว ให้ไปที่ การทำให้ใช้งานได้ > การนำการทดสอบไปใช้งาน เพื่อที่เราจะทดสอบเว็บแอปก่อนในฐานะ dev (สังเกตท้ายลิงค์จะมีคำว่า dev) ซึ่งยังไม่ได้เป็นลิงค์ที่จะให้เอาไปใช้งานจริง เพราะเราต้องทดสอบว่าเว็บแอปเราพร้อมหรือไม่ก่อนครับ เดี๋ยวจะบอกวิธีเอาลิงค์จริงไปใช้งานอีกรอบครับ เมื่อกด การนำไปทดสอบการใช้งาน แล้วจะเห็นหน้าต่างหนึ่งขึ้นมาให้กดที่ลิงค์ได้เลยครับ จะเห็นหน้าต่างดังภาพ ให้ลองเขียนบันทึกแจ้งซ่อมจากปุ่ม +บันทึกแจ้งซ่อม
ใส่ข้อมูลให้ครบทุกช่อง แล้วกด บันทึกข้อมูล ขั้นตอนนี้อาจรอสักครูเพราะระบบจะต้องสร้าง pdf จนเสร็จแล้วหน้าต่างนี้ก็จะปิดไป
คลิกที่ลิงค์ PDF ไฟล์จะได้ไฟล์ pdf ที่เป็นบันทึกข้อความถึงรองผู้อำนวยการ
เมื่อแจ้งซ่อมแล้วก็รอแอดมินดำเนินการต่อ โดยแอดมินจะต้องมาหน้านี้เพื่อเข้าสู่ระบบ ด้วย username และ password ที่ตั้งเอาไว้ในชีต google sheet ชื่อว่า Admin
เมื่อแอดมินเข้าระบบเรียบร้อยแล้ว ก็จะไปอนุมัติการซ่อม โดยคลิกที่รายการที่ต้องการแล้วกดปุ่มสีแดง
จากนั้นก็เลือก อนุมัติ (หมายถึงการซ่อมเสร็จเรียบร้อยแล้ว)
สถานะของรายการนั้นก็จะถูกเปลี่ยนเป็น อนุมัติแล้ว ดังภาพ
สำหรับการแจ้งเตือน จะต้องออก token line notify เอา line notify เข้าไปในกลุ่มไลน์ที่ต้องการแจ้งเตือน แล้วไปออก token บนเว็บไซต์ https://notify-bot.line.me/th/ ก่อนแล้วนำ token ไลน์มาใส่ในสคริปซ์ บรรทัดที่ 53 ก็จะสามารถแจ้งเตือนไปยังกลุ่มไลน์ได้ครับ
หลังจากที่ระบบพร้อมใช้งานแล้ว เราก็ไปออกลิงค์เพื่อนำไปใช้งานได้ โดยไปที่ การทำให้ใช้งานได้ > จัดการการทำให้ใช้งานได้ คลิกเลือกเวอร์ชันใหม่ (เพื่อจะใช้เป็นเวอร์ชันล่าสุด)
ตั้งชื่อเวอร์ชันอะไรก็ได้ ผมตั้งเป็น V.2 ถ้ามีการอัปเดทโค้ดใหม่ อีกก่อนจะนำไปใช้งานก็จะมาอัปเดทเวอร์ชันต่อไปเรื่อยๆครับ แต่ลิงค์ใช้งานก็เป็นลิงค์เดิมนะครับ แล้วกดการทำให้ใช้งานได้
กดที่ คัดลอก เพื่อจะนำลิงค์ไปใช้งานได้เลยครับ สังเกตว่าจะมีคำว่า exec ต่อท้ายลิิงค์เสมอนะครับ
สำหรับระบบที่ทำนี้สามารถทดสอบการใช้งานได้จากลิงค์นี้เลยครับ
ประโยชน์ของแอปแจ้งซ่อมออนไลน์สำหรับโรงเรียน
– ลดเวลาและขั้นตอนในการแจ้งซ่อม ไม่ต้องไปกรอกเอกสารที่กลุ่มงานบริหารทั่วไป แค่นำลิงค์ส่งทางไลน์กลุ่ม หรือแปะลิงค์ไว้ที่หน้าเว็บไซต์ของโรงเรียนก็ช่วยทำให้ครูเข้าถึงฟอร์มได้
– ติดตามงานซ่อมได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีระบบหลังบ้าน ติดตามงานซ่อมได้ตลอดว่า งานไหนซ่อมแล้วหรือยังไม่ซ่อม
– วิเคราะห์ข้อมูลเพื่อวางแผนการบำรุงรักษาได้อย่างง่ายดาย เพราะมีฐานข้อมูลอุปกรณ์ที่ถูกซ่อม หรือสถานที่ที่ซ่อม ทำให้มีข้อมูลในการวางแผนงานต่อไป
สรุป เราจะใช้ Google Apps Script กับระบบแจ้งซ่อมออนไลน์ดีมั้ย
การใช้ Google Apps Script เพื่อสร้างเว็บแอปปลิเคชัน แจ้งซ่อมออนไลน์ ไว้ใช้ในโรงเรียนหรือองค์กรเป็นวิธีที่ประหยัดและมีประสิทธิภาพ ช่วยให้การจัดการงานซ่อมบำรุงเป็นระบบมากขึ้น ส่งผลให้การเรียนการสอนดำเนินไปได้อย่างราบรื่น
สนใจต้องการให้ผมช่วยทำระบบแจ้งซ่อมออนไลน์ที่เฉพาะเจาะจงกับหน่วยงานของท่าน สามารถติดต่อเข้ามาสอบถามได้ครับ หรือไลน์มาที่ @krujakkrapong ได้ตลอด 24 ชั่วโมง
Discover more from KruJakkrapong 's Blog
Subscribe to get the latest posts sent to your email.